TOOLKIT
—————
BELEIDSPLAN SCHRIJVEN

VERPLICHT VOOR ANBI’S

MAAK HET JE MAKKELIJK MET HET BELEIDSPLANSTRAMIEN
Voor 10 Euro kunt u een handig stramien bestellen als hulpmiddel bij het maken van uw eigen beleidsplan, compleet met hoofdstukindeling en vele voorbeelden. U moet alleen nog zelf opschrijven wat voor uw stichting van toepassing is.
Klik hier om te betalen en het document wordt u zsm per mail toegestuurd.

BELEIDSPLAN SCHRIJVEN

VERPLICHT VOOR ANBI’S

In het kader van de nieuwe ANBI-regeling moeten per 1 januari 2014 alle stichtingen met een ANBI status hun beleidsplan publiceren via internet. Dat mag op de eigen website (wel zo logisch in het kader van voorlichting aan uw eigen publiek en belangstellenden) maar het mag ook op de website van een branche-organisatie, zoals Partin.
Als het goed is, heeft iedere instelling met een ANBI status ooit al eens eerder een beleidsplan geschreven. Dat was nl. een vereiste om überhaupt een ANBI status te verwerven. Overigens is een beleidsplan zonder meer goed om te hebben. U denkt er samen binnen uw bestuur over na wat wel onderdeel uitmaakt van uw beleid en wat niet, en wat wel onder uw doelstelling valt en wat niet. Dit alleen al voorkomt ad-hoc handelen. Iedereen in het bestuur heeft duidelijk voor ogen welke kant het op moet met de stichting en hoe dat te realiseren. Een kwestie van doelstelling, -en dus van beleid-, kan bijvoorbeeld zijn dat uw wel een lokale (partner)organisatie ondersteunt, maar geen individuele personen.
Ook vragen sponsoren vaak om een beleidsplan. Dan is het goed dat u er meteen een klaar heeft liggen.

Hoofdstuk 1 Lengte en geldigheidsduur
Een beleidsplan hoeft geen lang verhaal te zijn. U kunt kort en beknopt de diverse zaken die horen in een beleidsplan uit de doeken doen. Uw beleidsplan kan meerjarig zijn, dat wil zeggen dat u in de inleiding van uw beleidsplan aangeeft dat het plan (vergeet de ingangsdatum niet!) geldt voor de komende twee of drie jaar. Een langere periode is een beetje ongeloofwaardig. Haast niemand kan zover in de toekomst kijken. Uiteraard kunt u wel een langetermijndoelstellingopnemen in uw beleidsplan, zoals: “Over 10 jaar kunnen de mensen in gemeenschap X zoveel eigen inkomsten verdienen dat ze op eigen benen kunnen staan – dat wil zeggen hun gezinnen kunnen onderhouden en hun kinderen naar school kunnen sturen.”
Het langetermijnbeleid kunt u opnemen onder ‘missie’.

Hoofdstuk 2 Visie en missie

Begin uw beleidsplan met de visie en missie van uw stichting. Uw visie is breed en algemeen, uw missie beschrijft wat de specifieke doelstelling van uw stichting is.

Voorbeeld visie:

Wij vinden dat iedereen op de wereld toegang moet hebben tot veilig en schoon drinkwater.

Uw missie kan dan zijn:

In het gebied X, waar vrouwen gemiddeld 15 kilometer moeten lopen voor een emmer water, gaan we in samenwerking met de lokale gemeenschap, in ieder van de 20 dorpen een pomp slaan.

(Uw langetermijndoelstelling).

Uw missie is een afgeleide van uw visie. Uw visie en missie kunnen veel uitgebreider zijn dan in bovengenoemd voorbeeld.

Hoofdstuk 3 Ambities

Onder dit kopje formuleert u welke ambities uw organisatie heeft in de geldigheidsperiode van het beleidsplan (het komende jaar, de komende drie jaar). Die ambities kunt u uitdrukken in de activiteiten die uw organisatie gaat ondernemen en in de resultaten die uw activiteiten naar verwachting zullen opleveren.

Voorbeeld: In de komende drie jaar gaan wij in vijf van de twintig dorpen in gebied X een waterpomp slaan. Wij stellen met de dorpsoudsten in de betreffende vijf dorpen een overeenkomst op, waarin de dorpsoudsten zich verantwoordelijk verklaren voor het goede gebruik en het onderhoud van de pomp en de eerlijke verdeling van het water.

U kunt uw ambities verder uitbouwen, bijvoorbeeld:

  • U kunt in de ambities opnemen dat de dorpsoudsten – misschien via een lokale NGO – daarover rapporteren, door middel van foto’s, aantallen vrouwen die nu niet meer zover hoeven te lopen en tijd hebben voor hun groentetuintjes.
  • U kunt in de ambities opnemen dat u deze verhalen publiceert op uw eigen website, als artikelen op uw website, nieuwsbrief, in het Huis-aan-Huis blad van uw woonplaats.
  • Ook het werven van een X-aantal nieuwe donateurs en een X bedrag aan sponsorgeld/subsidie kunt u opnemen als ambitie.

Voorbeeld:

De rapportages over de succesvolle acties in de ondersteunde dorpen leiden tot 10 nieuwe donateurs en 1 sponsor. Over onze eigen werving voor dit project van 8000 euro in de eerstkomende 1,5 jaar vragen wij een subsidie aan van 50 % bij Wilde Ganzen.

NB Het is mogelijk dat de eigen werving niet lukt, de subsidieaanvraag in het water valt en het Huis-aan-Huis blad uw artikel niet plaatst, maar als bestuur gaat u er wel op sturen, met andere woorden: u ontplooit activiteiten om die donateurs en sponsor/subsidie naar binnen te halen.

Hoofdstuk 4 Sterkten en zwakten

Probeer hier te formuleren wat de sterke punten van uw stichting zijn. Voorbeeld:

Onze stichting is al jaren actief in gebied X. Wij kennen de lokale gebruiken en hebben contacten met een ter zake kundige aannemer, die in onze ervaring nog nooit een ondeugdelijke put heeft geslagen.

Zwakten: er kunnen punten zijn op basis waarvan uw doelstelling (voorbeeld: de gestegen kosten voor vijf putten) onder druk staan.

De druk kan gelegen liggen in de omstandigheden in gebied X (de gestegen kosten), maar ook de omstandigheden binnen uw eigen stichting kunnen maken dat u moeite hebt met het realiseren van uw ambities.

Voorbeeld: Onze stichting heeft moeite om jonge bestuursleden aan te trekken, waardoor de komende jaren mogelijk continuïteitsproblemen kunnen optreden.

Uit zowel de ambities als uit de sterkte/zwakte analyse van uw stichting volgt het volgende kopje:

Hoofdstuk 5 De strategische doelstelling of stappenplan

In uw strategische doelstelling (of stappenplan) werkt u concreet uit wat uw plannen zijn om uw eerder geformuleerde ambities te realiseren, uw sterke punten uit te buiten en het hoofd te bieden aan de eerder geformuleerde zwakke punten:

  1. Bestuurder X reist 1 keer in de verslagperiode naar gebied X om de medeverant-woordelijkheid voor de pompen met de dorpsoudsten te regelen. Tevens spreekt bestuurder X dan met de aannemer ter plaatse. Bestuurder X regelt met contactpersoon X dat er ieder kwartaal gerapporteerd wordt over de voortgang (met foto’s).
  2. Bestuurder X krijgt conform onze bezoldigingsreglement uitsluitend de reiskosten vergoed.
  3. Voor aanvang van het project gaat er een nieuwsbrief (per mail) uit naar al onze donateurs. 6-maandelijks worden zij op de hoogte gehouden van de voortgang.
  4. Er wordt een wervingsactie gehouden onder donateurs, waarmee € 8.000 euro wordt ingezameld.
  5. Op basis van de rapportage worden er voorlichtingsbijeenkomsten gehouden in de bibliotheek, de school (etc) in plaats X. Om de gestegen kosten en de teruglopende eigen werving te compenseren, wordt een projectsubsidie aanvraag gedaan bij Wilde Ganzen. Daarnaast zal het bestuur contact leggen met het regionale waterbedrijf van provincie Y om sponsoring te onderzoeken. (etc).
  6. Na afloop van het gehele project reist bestuurder Z naar het project om de feestelijke ingebruikneming van de waterputten mee te vieren. Bestuurder Z maakt foto’s en een verslag van de concrete resultaten.
  7. De resultaten worden op de eigen website geplaatst en op KleineGoedeDoelen.nl . Dit laatste om het brede Nederlandse publiek voor te lichten over het werk van kleine stichtingen.
  8. Met regelmaat worden er oproepen gepubliceerd op KleineGoedeDoelen.nl om jonge vrijwilligers te werven voor de stichting. (Of: Er wordt contact gezocht met Hogeschool X in plaats Y om een presentatie te geven aan jonge werktuigbouwkundigen. Onder hen worden vrijwilligers gezocht, die in de toekomst een bestuursfunctie kunnen vervullen.)

Bovenstaande punten 1 t/m 8 zijn slechts voorbeelden, maar u merkt hoe alleen al het samenstellen van een beleidsplan aanzet tot nadenken over de komende activiteiten, hetgeen niet betekent dat u activiteiten die buiten de opsomming vallen niet zult kunnen doen. U kunt immers nooit alles van te voren voorzien, en onverwachte kansen die zich voordoen moet u natuurlijk nooit laten liggen.

Houd u wel aan uw geformuleerde missie: u financiert in dit voorbeeld waterputten. Een persoon die ten eigen bate een beroep doet op uw organisatie, al is zijn of haar verhaal nog zo schrijnend, past niet binnen uw doelstelling – tenzij u uw missie verandert. Uw donateurs hebben er recht op om te weten waar u voor staat en waar ze in grote lijn voor doneren.

Klaar!

In feite bent u nu klaar met uw beleidsplan. U kunt uw bezoldigingsregels nog eens herhalen, de samenstelling van het bestuur recapituleren – maar dat hoeft niet. Dat staat immers al op uw website, evenals uw staat van baten en lasten. Uw staat van baten en lasten moet u conform de nieuwe ANBI regels ieder jaar (over het afgelopen jaar) publiceren. U kunt uw beleidsplan afsluiten met een verwijzing naar de plek waar u de staat van baten en lasten publiceert of beter: waar uw Jaarverslag te vinden is.

NB U zult beleidsplannen tegenkomen die deze indeling niet volgen en die dus iets anders in elkaar steken. Dat geeft niet: er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden en zo zijn er ook meerdere manieren om een beleidsplan te schrijven. Deze manier lijkt ons wel zo overzichtelijk en nogmaals: het hoeft niet lang!

Maak het u makkelijk!
Download het beleidsplanstramien
Voor 10 Euro kunt u hier een handig stramien bestellen als hulpmiddel bij het maken van uw eigen beleidsplan, compleet met hoofdstukindeling en vele voorbeelden. U moet alleen nog zelf opschrijven wat voor uw stichting van toepassing is.

Klik hier om te betalen en het document wordt u zsm per mail toegestuurd.

BESTEL HIER

MEER TOOLKITS

Handig in dit verband zijn wellicht ook: