KASCOMMISSIE
voor kascontrole kleine (en grotere) goede doelen

Om de transparantie te vergroten en als onderdeel van goed bestuur is het belangrijk om door derden de jaarrekening en bijbehorende toelichting te laten controleren. Dat kan door een externe accountant, wat vaak erg duur is, maar ook door een kascommissie. Deze tool geeft inzicht in taken en functie van een Kascommissie. 

De kascommissie heeft als taak om te controleren of de informatie die het Bestuur van een stichting of een vereniging heeft opgenomen in het financieel verslag toereikend en correct is. De kascommissie bestaat uit minimaal 2 personen. Kascontroleleden mogen geen bestuurlijke of uitvoerende functies binnen de stichting hebben. Wij adviseren om een maximumtermijn per lid van de kascommissie vast te stellen en die dan onregelmatig te wisselen tussen eerste en tweede kascontrolecommissielid.

De kascommissie controleert dus de jaarrekening. Daarnaast controleert zij of het bestuursverslag aansluit bij de jaarrekening en toelichting. Deze drie elementen vormen samen het jaarverslag.

Zo kan de kascommissie controleren of de jaarrekening en bijbehorende toelichting voldoen aan de richtlijn RJ650. Deze richtlijn is in 2016 vastgesteld door de Raad voor de Jaarverslaggeving (richtlijn 650 voor kleine fondsenwervende instellingen). De RJ vaardigt richtlijnen uit waaraan zowel bedrijven en stichtingen zich aan hebben te houden voor wat betreft hun externe verslaggeving. Als u deze richtlijn hanteert, doet u het helemaal goed – ook als u een financiële jaarrekening moet opleveren voor subsidiegevers. Zie hiervoor de toolkit Jaarrekening maken.

Vaak is het praktisch onmogelijk om op de euro vast te stellen of het verslag 100% correct is. De kascommissie maakt een afweging hoe gedetailleerd gecontroleerd wordt. Een aantal zaken moeten op de cent nauwkeurig kloppen, andere behoeven minder precisie.

Voorbeeld: Een verkeerd geboekte factuur van € 1.000,- op een totaal aan lasten van € 50.000,- is een fout. Een verkeerd geboekte factuur van € 25,- op een totaal aan lasten van € 50.000,- kan per ongeluk gebeuren.

U kunt overwegen de toegestane foutmarges vast te leggen, bijvoorbeeld:

• Fout < 1% – positief advies goedkeuring
• Fout 1-3% –  positief advies met opdracht aan bestuur tot herstel
• Fout > 3% – geen goedkeurend advies.

Voorbereiding
De voorbereiding op de kascontrole is voor een groot deel de taak van de penningmeester. Deze dient de boekhouding af te ronden, een staat van baten en lasten op te stellen en de balans. Daarna moet de penningmeester alle voor de controle benodigde documenten beschikbaar stellen aan de kascommissie.

Soms is het wenselijk dat de kascommissieleden een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Immers, de kascommissie krijgt toegang tot mogelijk vertrouwelijke informatie over donateurs.

Controle Balans

Activa
Bij de meeste kleine stichtingen bestaan de activa uit de saldi van de kas, bank- en spaarrekening. Oftewel de liquide middelen. De kascommissie controleert of deze op diverse plekken overeenkomen: op de jaaroverzichten van de bankrekeningen, op de bankafschriften, daadwerkelijk op de bank (via Internetbankieren), in de boekhouding, op de balans van het te controleren boekjaar, op de balans van het voorgaande boekjaar.

De eindbalans van het voorgaande boekjaar is gelijk aan de beginbalans van het te controleren boekjaar.

Als de stichting ook andere activa heeft (bijvoorbeeld spaarrekeningen, aandelen, een kas met contanten), dan dienen dezelfde controles uitgevoerd te worden. De kas moet worden nageteld.

De aanwezigheid van onroerende en roerende zaken moet worden vastgesteld.

Passiva
De passiva bestaan veelal uit reserveringen van geld voor projecten.

Bestemmingsreserves zijn bedoeld voor projecten waarbij de beslissingsbevoegdheid bij het bestuur ligt. Bestemmingsfondsen zijn bedoeld voor projecten waarbij de beslissingsbevoegdheid bij de donateur ligt; zij hebben het geld met een specifieke doelstelling gegeven. Als het ware geoormerkt. In de toelichting op de balans is aangegeven welke bedragen zijn onttrokken en toegevoegd aan de reserves en fondsen.

De kascommissie controleert of de onttrekkingen c.q. toevoegingen op de juiste wijze in de boekhouding is verwerkt. Omdat dit in de bestuursvergaderingsnotulen als besluit moet worden opgenomen, kijken de commissieleden ook de notulen na.

Controle Staat van Baten en Lasten

Algemeen
Vergelijk de complete Staat van Baten en Lasten met die van voorgaande jaren en met de begroting. Als er grote verschillen zijn moet daar tijdens de controle wat extra aandacht aan gegeven worden. Zou moet uit de toelichting bij de Staat van Baten en Lasten meteen duidelijk worden waarom dat verschil bestaat.

Baten
Bij kleine stichtingen komt het meeste geld vaak van particuliere donateurs die op onregelmatige basis geld geven. Daarnaast zijn er de giften waar afspraken aan ten grondslag liggen, bijvoorbeeld met bedrijven of vermogensfondsen. Of met particulieren die een periodieke gift verstrekken. Voor dit type giften dient de kascommissie te controleren of de bijbehorende afspraak  schriftelijk is vastgelegd en of het bestuur zich aan deze afspraken houdt.

Lasten
De controle van de lasten is veelal een steekproef of betalingen zoals vermeld in de boekhouding wel een bijbehorende factuur hebben. De kascommissie selecteert een aantal uitgaven en de penningmeester toont vervolgens de bijbehorende factuur. De kascommissie controleert op aanwezigheid en correctheid van de factuur. Ook gaat de kascommissie na of de uitgave past binnen de doelstelling van de stichting.

U kunt hierbij overwegen om de grootte van de steekproef te kwantificeren, bijvoorbeeld: de kascommissie controleert 10% van de boekingen met een minimum van 25 en een maximum van 100.

Controle begroting

De controle van de begroting is officieel geen taak van de kascommissie. Immers de kascommissie kijkt alleen terug. Praktisch gezien bekijkt zij of de tellingen in de begroting kloppend zijn. En kijkt zij of verschillen tussen de begroting en historische cijfers voldoende worden uitgelegd in de toelichting.

Afronding
Na afloop van de controle stelt de kascommissie een verslag op waarin het vertelt wie de controle heeft uitgevoerd, welke jaarstukken de kascommissie heeft gecontroleerd, welke werkzaamheden zijn verricht, of er wel of geen zijn onjuistheden en/of onrechtmatigheden zijn geconstateerd.

De kascommissie sluit het verslag af met de paragraaf “Goedkeuring en décharge”. Keurt de Kascommissie de financiële stukken goed dan wordt décharge verleend aan het bestuur. Bij verenigingen geeft de Kascommissie advies aan de Algemene Vergadering. De AV verleent décharge aan het bestuur.

Maak het u gemakkelijk
Voor € 20,- kunt u een handige checklist en een sjabloon voor het verslag van de kascommissie bestellen. Deze documenten past u aan aan de situatie van uw stichting of vereniging. 
Klik hier om te betalen en de documenten worden u per mail toegestuurd.