Skip to content

TOOLKIT
—————
BELEID EN MANAGEMENT VAN VRIJWILLIGERS

VERPLICHT VOOR CBF ERKENDE ORGANISATIES

Van de Nederlandse bevolking boven de 15 jaar doet bijna de helft (46,7% in 2019 volgens NOV) minimaal één keer vrijwilligerswerk per jaar. Kleine goede doelen drijven op deze vrijwillige inzet. Hoe pakken we dat aan? 

Hoe vind je nieuwe vrijwilligers? En als je ze hebt gevonden, hoe ga je ze begeleiden, motiveren en behouden, waarderen en eventueel – financieel – belonen? En wanneer beëindig je vrijwilligerswerk?

In deze toolkit gaan we daar verder op in.

Deze Toolkit is gemaakt door Partin in samenwerking met enkele partners. Lid zijn van Partin biedt nog veel meer voordelen. Bekijk deze den meld je aan: klik hier.

Foto: Tan-kids

 

 

BELEID EN MANAGEMENT VAN VRIJWILLIGERS

VERPLICHT VOOR CBF ERKENDE ORGANISATIES

Je bent ooit samen met een paar vrienden een stichting begonnen om de wereld mooier te maken. Je vrijwillige inzet sprak weer anderen aan en zo kon je organisatie groeien. En dan komt het moment dat een vrijwilligersbeleid moet hebben.

Wat kunnen jullie verwachten in deze toolkit? Achtereenvolgens bespreken we de volgende onderwerpen: Hoe vind je nieuwe vrijwilligers; en als je ze hebt gevonden, hoe ga je ze begeleiden, motiveren en behouden, waarderen en eventueel – financieel – belonen. Daarna bespreken we het beëindigen van vrijwilligerswerk. Tenslotte gaan we in op de rol van bestuursleden en waaruit goed vrijwilligersbeleid bestaat. 

Tanzania 2021(Tankids) BHO06563 klein

Hoe krijg je nieuwe vrijwilligers?

Adverteren
Je kunt nieuwe vrijwilligers zoeken binnen eigen kring. De vraag die vaak gesteld wordt is : “weet jij nog iemand die ….”. Als dat niets oplevert kan je werven door middel van een advertentie. Veel gemeentes hebben een vrijwilligersbank, waar je een kandidaat in kunt zoeken of een advertentie plaatsen. Een advertentie in een plaatselijk huis-aan-huis blad kan natuurlijk ook.

Kennismakingsgesprek voeren
Je hebt een kandidaat gevonden en een afspraak gemaakt voor een kennismakingsgesprek. wat nu? Checklist voor kennismakingsgesprekken, voorbeeldcontracten en andere handige hulpjes kun je o.a. vinden op de website van de vrijwilligers centrale Amsterdam

twee punten zijn van belang: Wat heeft de potentiële vrijwilliger te bieden (wat wil en kan hij of zij) en wat heeft de organisatie nodig. groot verschil met een ‘normaal’ sollicitatiegesprek is dat de sollicitant een baan nodig heeft, terwijl de vrijwilliger het werk niet nodig heeft. Het is daarom aan de stichting om na te gaan, hoe de capaciteiten van de kandidaat het beste ingezet kunnen worden.

“Nu-even-niet”
Stel, je zoekt nieuwe vrijwilligers, of je vraagt iemand die al actief is voor je club voor een andere klus. De reactie die je krijgt is: ‘ik heb geen tijd’, ‘dat kan ik niet’ , of iets dergelijks. Je hebt de indruk dat dit een smoesje is. Wat je in ieder geval niet moet doen is boos worden of je frustratie met een venijnig antwoord afreageren.

Stel jezelf de vraag waarom iemand zo afhoudend reageert. Wellicht verwachtte hij/zij niet gevraagd te zullen worden en voelt zich overvallen. De eerste reactie is dan ‘nee’ zeggen. Dit kun je voorkomen door niet met de deur in huis te vallen, maar je vraag langzaam op te bouwen. Indien nodig over een langere periode. Zorg dat je potentiele vrijwilliger zich niet overvallen voelt.

Bij ‘nu-even-niet’ vrijwilligers kan het gaan om mensen die de afgelopen jaren heel veel vrijwilligerswerk voor de organisatie hebben gedaan. Dit lijkt de makkelijkste groep: ze zijn bekend bij de club en duidelijk vrijwilligerswerk minded. Tegelijkertijd is juist dit de groep waar de stichting de redenen voor ‘nu niet’ zou moeten kennen en accepteren. Zeker als het gaat om de grote levensveranderingen (baan, opleiding, thuissituatie) is het advies om deze oud-vrijwilligers een sabbatical te gunnen. Vergeet niet de vraag te stellen “wanneer denk je dat je wel weer kan?”

Misschien is degene die je vraagt onzeker over zijn eigen kunnen, of wil niet te veel aan iets vast zitten. Een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden en van de gevraagde tijdsduur van belang. De taak moet te overzien zijn, mensen willen weten waar ze aan toe zijn en zich niet overvraagd voelen. Vraag mensen niet zich te committeren voor onbepaalde tijd of voor een onduidelijk aantal klussen.

Ondanks alle omzichtige benaderingen en de gewenste helderheid is het toch mogelijk dat beoogde vrijwilliger bleek wegtrekt als deze benaderd wordt. Helpen overeind te komen is het resultaat van een onderhandeling tussen degene in je organisatie die verantwoordelijk is voor het vrijwilligersbeleid en de aarzelende vrijwilliger. Onderhandelen is niet zo heel vreemd, want eigenlijk zal de vraag van de organisatie nooit volledig passen bij de mogelijkheden van de vrijwilliger. Er moet onderhandeld worden over beschikbaarheid en bekwaamheid en daarmee indirect over de bereidheid om ook nu weer ‘ja’ te zeggen.

Bij degenen die denken dat ze iets niet kunnen is het belangrijk de angst weg te nemen om negatief beoordeeld te worden door vreemden. In combinatie met een persoonlijke benadering belangrijk is dit het voor langer en duurzamer vinden en binden van vrijwilligers die niet zo zeker zijn van zichzelf. 

Bij degenen die aangeven dat ze het te druk hebben zou het zomaar kunnen dat ze eigenlijk wel willen meehelpen, maar dat ze even niet zien hoe 

Een tweede groep doet geen vrijwilligerswerk bij uw stichting, omdat ze ergens anders al relatief veel vrijwilligerswerk doen. Deze groep is interessant: deze leden zijn duidelijk bereid en bekwaam om vrijwilligerswerk te doen, maar even niet beschikbaar voor uw stichting.

Een flexibiliseringsstrategie kan echter goed helpen om de kleine beschikbaarheid uit te dagen en te faciliteren.

Als vrijwilligerscoördinator kun je aanbieden om iemand te laten samenwerken met mensen die hij goed kent en bij wie hij zich comfortabel genoeg voelt om nieuwe skills te leren. En bij degenen die aangeven dat ze het te druk hebben zou het zomaar kunnen dat ze eigenlijk wel willen meehelpen, maar dat ze even niet zien hoe ze alle ballen van hun persoonlijke verplichtingen tegelijk in de lucht moeten houden. De kinderen, cliënten, baas, het huis, de hond, familie en vrienden: allemaal vragen ze aandacht. Hoe ga je het schuldgevoel te lijf van iemand eigenlijk wel wil, maar niet weet hoe hij op twee plaatsen tegelijk kan zijn? 

Concreet gaat dit om het uitsteken van een hand om ze overeind te trekken door het aangaan van een dialoog over wat wel mogelijk is volgens de vrijwilliger. Ga van de organisatievraag naar het vrijwilligersaanbod. Snap dat de gemiddelde markt voor vrijwilligers precies andersom werkt dan die voor beroepskrachten. De organisatie moet zich aanpassen aan de medewerker, niet andersom. 

Een vrijwilliger die aarzelt of die denkt niet geschikt te zijn krijgt de vragen ‘wat kan je wel?’ (bekwaamheid) en ‘wanneer kan je wel?'(beschikbaarheid). Een van de twee vormt dan het begin. De potentiële vrijwilliger claimt bijvoorbeeld dat hij gewoon niet beschikbaar is op de momenten dat activiteiten gewoonlijk plaatsvinden. De onderhandeling over de beschikbaarheid verschuift dan naar de (virtuele) mogelijkheden die vanuit huis en in de eigen tijd gedaan kunnen worden. Dan is het zoeken naar een bekwaamheid die past. Dat is een beetje zoals een klassieke autoverkoper alle tegenargumenten ombuigt door een alternatief te bieden. 

Hoe houdt je vrijwilligers gemotiveerd?

  1. Waarom doen mensen vrijwilligerswerk?

Vraag jezelf af wat je vrijwilligers (medebestuursleden) motiveert. Zingeving en betrokkenheid bij de samenleving zijn belangrijke factoren. Vrijwilligerswerk of een bestuursfunctie bij een goede doelen stichting kan een goede compensatie zijn voor de stress van betaald werk of een mogelijkheid om onbenutte talenten de ruimte te geven. Het kan een mogelijkheid bieden om te voorzien in de behoefte aan zingeving aan het leven en betrokkenheid bij de samenleving.

  1. Waarom haken vrijwilligers af?

Hier kunnen goede redenen voor zijn, waar je als bestuurder/vrijwilligers coördinator niets aan kan doen. Iemand verhuist bijvoorbeeld naar een andere plaats, gaat trouwen of krijgt een nieuwe, drukke baan. Bij deze laatste twee redenen zegt iemand waarschijnlijk “nu even niet”. Dit zullen we verderop bespreken.

Twee oorzaken waar je wel iets aan kan doen zijn ‘burn-out’ of ‘bore-out’. Sommigen stoppen omdat ze te zwaar belast zijn, of juist omdat het werk te eenvoudig is. Ze vervelen zich.

Burn-out (en bore-out) kan veroorzaakt worden door het stapelen van taken, onvoldoende taakafbakening. Een andere oorzaak van stress is te weinig mogelijkheid tot zelf-sturing, verantwoordelijkheid en controle over de eigen werkzaamheden.

Stichtingen hebben vaak te kampen met te weinig vrijwilligers/bestuursleden om alle taken uit te voeren die ze zouden willen doen. Dit leidt ertoe dat te weinig mensen te veel taken op zich nemen. Nee zeggen is moeilijk, als je ziet dat iets nu eenmaal gedaan moet worden.

Bovendien levert het veel waardering op als je je voluit inzet voor je stichting. Maar het werk wordt steeds zwaarder en op een gegeven moment wordt het te veel en geeft de vrijwilliger er de brui aan.

Bij bore-out is er sprake van ‘te veel werk, dat weinig voldoening geeft’ en of ‘te veel werk dat veel te simpel is’. Dus niet een stapeling van taken, maar te veel steeds hetzelfde. In het verleden kun je daarbij denken aan enveloppen adresseren en dichtplakken.

Hoe voorkom je dat vrijwilligers afhaken?

  • Limiteer het aantal uren en zorg voor een duidelijke taakafbakening.
  • Zorg voor uitdagingen
  • Geef verantwoordelijkheid
  • Toon belangstelling
  • Geef de vrijwilliger de mogelijkheid zich verder te ontwikkelen. Dit kan heel eenvoudig door iemand te laten samenwerken met een meer ervaren vrijwilliger. Je kan ook op zoek gaan naar (gratis) online scholingen.

Vrijwilligersbeloning/ waardering / onkosten vergoeding
Als je organisatie financieel draagkrachtig genoeg is, dan kan je overwegen de vrijwilliger een geldelijke tegemoetkoming aan te bieden. Bij vrijwilligers die moeten rondkomen van een klein inkomen zal dat zeker zeer welkom zijn en bovendien motiverend werken. Vrijwilligers die een WW of bijstandsuitkering hebben, moeten toestemming hebben van de uitkeringsinstantie. Voor de financiële vergoeding geldt een jaarlijs vastgesteld maximum. In 2021 is dit 1800,- euro per jaar voor iemand ouder dan 18 jaar.

Beëindigen van een functie
Uiteindelijk zijn er vrijwilligers die stoppen. Een afscheidsborrel, een bloemetje of een taart zijn uiteraard goed, maar een eindgesprek is ook verstandig. Evalueer samen wat er – aan beide kanten – goed is gegaan en wat er beter zou kunnen. bespreek ook of hij of zij later misschien weer wel beschikbaar is en of hij/zij op de hoogte wil blijven van de activiteiten van de organisatie, bijvoorbeeld door het blijven toesturen van een nieuwsbrief.

Het schrijven van een vrijwilligersbeleid
Voor organisaties die veel werken met vrijwilligers is het verstandig om het beleid schriftelijk vast te leggen. Vrijwilligersbeleid bestaat in het algemeen uit de volgende onderdelen: bezinnen (waarom en hoe wil je organisatie vrijwilligers inzetten); binnenhalen; begeleiden; belonen; behouden en tenslotte, beëindigen. de meeste van deze punten zijn hierboven besproken.

Op internet is hierover veel informatie te vinden. Bijvoorbeeld op de site van het Platvorm Vrijwillige inzet vrijwilligerswerk.nl/

Een goed bestuur
Goed vrijwilligersbeleid begint met een goed functionerend bestuur. Waaraan moet een goed bestuur voldoen? Op de website sportplezier.nl staan vier kernpunten:

  1. samendoen, 2. meenemen, 3. eigenaarschap, en 4. support.

Ad 1. Zorg dat er binnen het bestuur overeenstemming is over doel en missie van de organisatie en over de manieren waarop dat doel bereikt kan worden. Zorg voor een heldere taakverdeling, maar hou het totaalbeeld in het oog en verlies je niet in uitvoeringsdetails. Verder moeten bestuursleden belangstelling hebben voor elkaar, weten wat elk van hen motiveert.
Ad 2. Ga na welke personen (buiten het bestuur) belangrijk zijn voor je organisatie. Betrek deze personen bij het maken van plannen. Laat ze meedenken en vraag ze niet iets te doen waar ze zelf geen invloed op hebben gehad.
Ad 3. Zorg ervoor dat vrijwilligers zich mede-eigenaar weten van de organisatie. Probeer als bestuur niet alle details te regelen, maar geef vrijwilligers/medewerker vertrouwen en eigen verantwoordelijkheid.
Ad 4. Wat onder punt 3 staat laat onverlet dat je je vrijwilligers niet moet ’ laten zwemmen’. Toon belangstelling, geef zo nodig hulp en geef af en toe een compliment.

Ook bestuurders zijn meestal vrijwilligers, dus wat gezegd wordt over vrijwilligers is vaak ook van toepassing op (mede) bestuurders.

Deze en andere voorbeelden (zie Simons en Meijs 2018) van disfunctioneel besturen kun je gebruiken om je eigen organisatie eens tegen het licht te houden. Voorbeelden van besturen die niet goed functioneren zijn:

– Het spookbestuur: Komt heel weinig bij elkaar en de leden zijn slecht geïnformeerd. Ze lezen de stukken niet, discussies zijn oeverloos en leiden niet tot oplossingen. Naast zo’n spookbestuur staat vaak een dagelijks bestuur dat de echte leiding over de club heeft. Een oplossing hiervoor is, de spookbestuurders in een adviesraad te zetten en van het dagelijks bestuur het echte bestuur te maken.

– Het microscoopbestuur is een variant hierop. Dit bestuur komt juist wel vaak bij elkaar. Men praat over de problemen, maar komt niet tot oplossingen. Men blijft steken in het analyseren van de problemen. Dit bestuur is gebaat bij een paar daadkrachtige nieuwe leden, die wel oplossingsgericht kunnen denken.

– Het cheerleader en het follow-the-leader bestuur. Een persoon doet al het werk of trekt alle macht naar zich toe. De rest van het bestuur juicht hem of haar toe en doet zelf niets. In een dergelijk bestuur is er onvoldoende controle over het gevoerde beleid. De rest van het bestuur is vooral gericht op de ‘leider’ en niet op de organisatie. Hier kan een oplossing gelegen zijn in goede taakomschrijvingen om alle bestuursleden voldoende zeggenschap te geven. In het uiterste geval kan de voorzitter/leider weggestuurd worden.

Disfunctionele individuele bestuursleden: er zijn er die bestuursvergaderingen erg gezellig vinden, maar eigenlijk niets nuttigs doen. Als hen gevraagd wordt iets te doen, schrikken ze en hebben een scala aan redenen waarom ze echt niet kunnen. Daarnaast zijn er mensen die als het ware verslaafd zijn aan besturen. Ze nemen heel veel taken op zich, maar ze gaan hun eigen gang, komen zelden naar vergaderingen en communiceren slecht. Beide types ben je als bestuur liever kwijt dan rijk.

– Diepe zakken en klinkende namen. Handig om in je bestuur te hebben zijn mensen met grote netwerken of ruime financiële middelen. Leuk als die je club steunen, maar toch liever niet als bestuurslid. Als je geen daadwerkelijke bestuursactiviteiten van hen verwacht,  functioneren ze beter als erelid of als lid van een adviesraad.

Referenties
F.J. Simons & L.C.P.M. Meijs (2018). Boards from hell: wat te doen bij slecht bestuur. (blog). Sportknowhow XL. (maart 2018).
L.C.P.M. Meijs, W. Yan Man & P.S.M. van Overbeeke (2020). Burn-out en bore-out bij vrijwilligers voorkomen? (blog). Sportknowhow XL. (Maart 2020)
L.C.P.M. Meijs, P.S.M. van Overbeeke & F.J. Simons (2018). Benader de ‘nu-niet-vrijwilliger’ als een fruitmachine. (blog). sportknowhowXL. (juli 2018).

MEER TOOLKITS

Handig in dit verband zijn wellicht ook: